La gestión de documentos es un aspecto fundamental de la empresa moderna, ya que implica la creación, el almacenamiento y la recuperación de información importante de forma segura y eficaz. Sin embargo, el creciente volumen de documentos generados por las organizaciones presenta varios retos, la integración del papel existente en los flujos digitales, el espacio de almacenamiento limitado, los riesgos de seguridad, y la dificultad para localizar la información pertinente en el momento oportuno. Para superar estos retos y mejorar los procesos de gestión de documentos, muchas organizaciones han recurrido a la digitalización: el proceso de convertir documentos físicos a formato digital.
La integración de almacenamiento de documentos de Tjekvik es una potente herramienta que permite a los concesionarios cargar y organizar automáticamente sus documentos importantes en un sistema de almacenamiento digital como MotorDocs, Document Hotel o un SFTP genérico. Esto puede mejorar enormemente la eficacia y reducir el riesgo de pérdida o extravío de documentos.
Una de las principales características de esta integración es la posibilidad de elegir qué documentos Tjekvik se cargan. Esto puede incluir documentos como informes de registro en el domicilio, informes de registro en quiosco/tableta e informes de registro de salida. Al seleccionar qué documentos cargar, las empresas pueden asegurarse de que sólo almacenan la información más relevante e importante en su sistema de almacenamiento digital.
Otra característica útil de esta integración es la inclusión automática de metadatos relevantes con cada documento cargado. Esto incluye información como el número de orden de trabajo, la fecha de la orden de trabajo, la identificación del cliente y el número de bastidor. Estos metadatos pueden facilitar mucho la búsqueda y organización de los documentos, así como el seguimiento del progreso de las distintas órdenes de trabajo.
Además de la carga automática de documentos, esta integración también incluye la opción de configurar un sistema de copia de seguridad por correo electrónico. Esto puede proporcionar una capa adicional de protección para los documentos importantes, garantizando que siempre estén accesibles incluso en caso de un corte inesperado u otro problema con el sistema de almacenamiento digital.
En general, la integración del almacenamiento de documentos es una herramienta valiosa para cualquier concesionario que necesite digitalmente almacenar y gestionar grandes cantidades de documentos importantes. Con funciones como la posibilidad de elegir qué documentos cargar, la inclusión automática de metadatos y la copia de seguridad por correo electrónico, ofrece una forma cómoda y fiable de mantener organizada y fácilmente accesible toda la información importante de a dealer. Esta integración puede acercar a los departamentos de posventa a la eliminación del papel y a la reducción de su impacto medioambiental.
En conclusión, los retos de la gestión de documentos pueden ser desalentadores, pero la digitalización ofrece una solución para superar estos retos . La integración del almacenamiento de documentos de Tjekvik proporciona una potente herramienta que permite a las empresas digitalizar sus documentos importantes y almacenarlos en un sistema de almacenamiento digital seguro.
