La gestion des documents est un aspect essentiel de l’entreprise moderne. Elle implique la création, le stockage et la récupération d’informations importantes d’une manière sûre et efficace. Cependant, le volume croissant de documents générés par les organisations pose plusieurs problèmes : l’intégration des documents papier existants dans les flux numériques, l’espace de stockage limité, les risques de sécurité et la difficulté de localiser les informations pertinentes en temps voulu. Pour relever ces défis et améliorer les processus de gestion des documents, de nombreuses organisations se sont tournées vers la numérisation, qui consiste à convertir des documents physiques en format numérique.
L’intégration du stockage de documents de Tjekvik est un outil puissant qui permet aux concessionnaires de télécharger et d’organiser automatiquement leurs documents importants dans un système de stockage numérique tel que MotorDocs, Document Hotel ou un SFTP générique. Cela permet d’améliorer considérablement l’efficacité et de réduire le risque de perte ou d’égarement des documents.
L’une des principales caractéristiques de cette intégration est la possibilité de choisir les documents Tjekvik à télécharger. Il peut s’agir de documents tels que les rapports d’enregistrement à domicile, les rapports d’enregistrement sur kiosque/tablette et les rapports de sortie. En sélectionnant les documents à télécharger, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles ne stockent que les informations les plus pertinentes et les plus importantes dans leur système de stockage numérique.
Une autre caractéristique utile de cette intégration est l’inclusion automatique de métadonnées pertinentes avec chaque document téléchargé. Il s’agit d’informations telles que le numéro du bon de travail, la date du bon de travail, l’identifiant du client et le numéro VIN. Ces métadonnées peuvent faciliter la recherche et l’organisation des documents, ainsi que le suivi de l’avancement des différents ordres de travail.
Outre le téléchargement automatique des documents, cette intégration comprend également la possibilité de configurer un système de sauvegarde par courrier électronique. Cela peut constituer une couche supplémentaire de protection pour les documents importants, garantissant qu’ils sont toujours accessibles, même en cas de panne inattendue ou d’autre problème avec le système de stockage numérique.
Dans l’ensemble, l’intégration du stockage de documents est un outil précieux pour toute concession qui doit numériquement stocker et gérer de grandes quantités de documents importants. Avec des fonctionnalités telles que la possibilité de choisir les documents à télécharger, l’inclusion automatique de métadonnées et la sauvegarde par courrier électronique, il constitue un moyen pratique et fiable de conserver toutes les informations importantes d’un concessionnaire organisées et facilement accessibles. Cette intégration peut rapprocher les services après-vente de la dématérialisation et de la réduction de leur impact environnemental.
En conclusion, les défis de la gestion documentaire peuvent être décourageants, mais la numérisation offre une solution pour surmonter ces défis . L’intégration du stockage de documents de Tjekvik fournit un outil puissant qui permet aux entreprises de numériser leurs documents importants et de les stocker dans un système de stockage numérique sécurisé.