La gestione dei documenti è un aspetto cruciale del business moderno e comporta la creazione, l’archiviazione e il recupero di informazioni importanti in modo sicuro ed efficiente. Tuttavia, il crescente volume di documenti generati dalle organizzazioni pone diverse sfide, l’integrazione della carta esistente nei flussi digitali, lo spazio di archiviazione limitato, i rischi per la sicurezza e la difficoltà di individuare tempestivamente le informazioni rilevanti. Per superare queste sfide e migliorare i processi di gestione dei documenti, molte organizzazioni si sono rivolte alla digitalizzazione, ovvero al processo di conversione dei documenti fisici in formato digitale.
L’integrazione dell’archiviazione documentale di Tjekvik è un potente strumento che consente ai concessionari di caricare e organizzare automaticamente i loro documenti importanti in un sistema di archiviazione digitale come MotorDocs, Document Hotel o un generico SFTP. Questo può migliorare notevolmente l’efficienza e ridurre il rischio di documenti persi o smarriti.
Una delle caratteristiche principali di questa integrazione è la possibilità di scegliere quali documenti Tjekvik caricare. Questo può includere documenti come i rapporti di check-in a domicilio, i rapporti di check-in su chioschi/tablet e i rapporti di check-out. Selezionando i documenti da caricare, le aziende possono assicurarsi di archiviare solo le informazioni più rilevanti e importanti nel loro sistema di archiviazione digitale.
Un’altra caratteristica utile di questa integrazione è l’inclusione automatica dei metadati rilevanti in ogni documento caricato. Questo include informazioni come il numero dell’ordine di lavoro, la data dell’ordine di lavoro, l’ID del cliente e il numero VIN. Questi metadati possono facilitare la ricerca e l’organizzazione dei documenti, nonché il monitoraggio dell’avanzamento dei vari ordini di lavoro.
Oltre al caricamento automatico dei documenti, questa integrazione include anche la possibilità di configurare un sistema di backup via e-mail. Questo può fornire un ulteriore livello di protezione per i documenti importanti, garantendo che siano sempre accessibili anche in caso di interruzione imprevista o di altri problemi con il sistema di archiviazione digitale.
Nel complesso, l’integrazione dell’archiviazione documentale è uno strumento prezioso per qualsiasi concessionario che abbia bisogno di archiviare e gestire in modo digitale grandi quantità di documenti importanti. Grazie a funzioni quali la possibilità di scegliere quali documenti caricare, l’inclusione automatica dei metadati e il backup via e-mail, rappresenta un modo comodo e affidabile per mantenere organizzate e facilmente accessibili tutte le informazioni importanti di un concessionario. Questa integrazione può portare i reparti post-vendita un passo avanti verso l’eliminazione della carta e la riduzione dell’impatto ambientale.
In conclusione, le sfide della gestione dei documenti possono essere scoraggianti, ma la digitalizzazione offre una soluzione per superare queste sfide . L’integrazione di Tjekvik per l’archiviazione dei documenti fornisce un potente strumento che consente alle aziende di digitalizzare i loro documenti importanti e di archiviarli in un sistema di archiviazione digitale sicuro.
