Zarządzanie dokumentami jest krytycznym aspektem nowoczesnego biznesu, obejmuje tworzenie, przechowywanie i wyszukiwanie ważnych informacji w bezpieczny i wydajny sposób. Jednak rosnąca ilość dokumentów generowanych przez organizacje stanowi kilka wyzwań, integracja istniejącego papieru z przepływami cyfrowymi, ograniczona przestrzeń dyskowa, zagrożenia bezpieczeństwa i trudności w zlokalizowaniu odpowiednich informacji w odpowiednim czasie. Aby sprostać tym wyzwaniom i usprawnić procesy zarządzania dokumentami, wiele organizacji zdecydowało się na digitalizację – proces konwersji fizycznych dokumentów do formatu cyfrowego.
Integracja przechowywania dokumentów Tjekvik to potężne narzędzie, które umożliwia dealerom automatyczne przesyłanie i organizowanie ważnych dokumentów w cyfrowym systemie przechowywania, takim jak MotorDocs, Document Hotel lub ogólny SFTP. Może to znacznie poprawić wydajność i zmniejszyć ryzyko utraty lub zagubienia dokumentów.
Jedną z kluczowych cech tej integracji jest możliwość wyboru, które dokumenty Tjekvik są przesyłane. Może to obejmować dokumenty takie jak raporty z zameldowania w domu, raporty z zameldowania w kiosku/tablecie i raporty z wymeldowania. Wybierając dokumenty do przesłania, firmy mogą upewnić się, że przechowują tylko najbardziej istotne i ważne informacje w swoim cyfrowym systemie pamięci masowej.
Inną przydatną funkcją tej integracji jest automatyczne dołączanie odpowiednich metadanych do każdego przesłanego dokumentu. Obejmuje to takie informacje, jak numer zlecenia roboczego, data zlecenia roboczego, identyfikator klienta i numer VIN. Metadane te mogą znacznie ułatwić wyszukiwanie i organizowanie dokumentów, a także śledzenie postępów różnych zleceń pracy.
Oprócz automatycznego przesyłania dokumentów, integracja ta obejmuje również opcję skonfigurowania systemu tworzenia kopii zapasowych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Może to zapewnić dodatkową warstwę ochrony ważnych dokumentów, zapewniając, że są one zawsze dostępne, nawet w przypadku nieoczekiwanej awarii lub innego problemu z cyfrowym systemem pamięci masowej.
Ogólnie rzecz biorąc, integracja przechowywania dokumentów jest cennym narzędziem dla każdego dealera, który musi cyfrowo przechowywać i zarządzać dużymi ilościami ważnych dokumentów. Dzięki takim funkcjom, jak możliwość wyboru dokumentów do przesłania, automatyczne dołączanie metadanych i tworzenie kopii zapasowych przez e-mail, zapewnia wygodny i niezawodny sposób na uporządkowanie i łatwy dostęp do wszystkich ważnych informacji dealera. Ta integracja może przybliżyć działy posprzedażowe do eliminacji papieru i zmniejszenia ich wpływu na środowisko.
Podsumowując, wyzwania związane z zarządzaniem dokumentami mogą być zniechęcające, ale cyfryzacja oferuje rozwiązanie pozwalające sprostać tym wyzwaniom. Integracja przechowywania dokumentów Tjekvik zapewnia potężne narzędzie, które pozwala firmom na digitalizację ważnych dokumentów i przechowywanie ich w bezpiecznym cyfrowym systemie przechowywania.